Nómina en México: obligaciones fiscales y cálculo de ISR e IMSS para 2026
La nómina en México no es simplemente pagarle a sus empleados. Es un proceso fiscal completo que involucra retención de ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit, timbrado de CFDI y cumplimiento de obligaciones laborales que van desde el aguinaldo hasta la PTU. Para una PyME sin departamento de recursos humanos dedicado, es uno de los procesos más complejos de administrar.
Esta guía cubre todo lo que necesitan saber para manejar la nómina correctamente en 2026.
CFDI de nómina: el complemento 1.2
Cada pago de nómina que hagan a sus empleados debe ir acompañado de un CFDI de nómina — un comprobante fiscal digital que funciona como recibo de nómina y como documento fiscal ante el SAT.
El CFDI de nómina usa el complemento de nómina versión 1.2, que incluye:
- Datos del empleador: RFC, razón social, régimen fiscal, registro patronal IMSS
- Datos del trabajador: RFC, CURP, NSS (número de seguridad social), tipo de contrato, tipo de régimen laboral, departamento, puesto, periodicidad de pago, fecha de inicio de relación laboral, antigüedad
- Percepciones: Salario base, horas extra, comisiones, bonos, aguinaldo, prima vacacional, PTU, y cualquier otro ingreso
- Deducciones: ISR retenido, cuotas IMSS (trabajador), Infonavit, Fonacot, pensión alimenticia, préstamos, y otras deducciones
- Otros pagos: Subsidio al empleo (cuando aplica), viáticos, reembolsos
El CFDI debe timbrarse a través de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) antes de ser entregado al trabajador. Sin timbrado, el recibo no tiene validez fiscal.
Fecha de timbrado: El CFDI de nómina debe timbrarse a más tardar el último día del mes en que se realizó el pago. Si pagan nómina quincenal el 15 de marzo, tienen hasta el 31 de marzo para timbrar ese CFDI. Sin embargo, la práctica recomendada es timbrar el mismo día del pago.
Retención de ISR: tablas mensuales
Como empleador, están obligados a retener el Impuesto Sobre la Renta de cada pago de nómina. La retención se calcula usando las tablas publicadas por el SAT en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
Cálculo paso a paso
- Determinen el ingreso gravable del periodo: Salario bruto menos ingresos exentos (como la parte exenta de aguinaldo, prima vacacional, PTU, etc.)
- Ubiquen el ingreso en la tabla mensual del ISR: La tabla tiene rangos de ingresos con un límite inferior, un límite superior, una cuota fija y un porcentaje sobre el excedente
- Calculen el ISR: Resten el límite inferior del rango → apliquen el porcentaje → sumen la cuota fija
- Resten el subsidio al empleo: Para trabajadores con ingresos mensuales bajos (hasta aproximadamente $7,382 pesos mensuales), existe un subsidio al empleo que reduce o elimina el ISR a retener
- El resultado es el ISR a retener del periodo
Ejemplo simplificado
Si un trabajador gana $15,000 pesos mensuales:
- Límite inferior del rango: $13,381.48
- Excedente: $15,000 – $13,381.48 = $1,618.52
- Porcentaje: 21.36%
- ISR marginal: $1,618.52 × 21.36% = $345.72
- Cuota fija: $1,417.12
- ISR bruto: $345.72 + $1,417.12 = $1,762.84
- Subsidio al empleo: $0 (no aplica en este rango)
- ISR a retener: $1,762.84
Las tablas se actualizan anualmente. Para 2026, consulten las tablas vigentes del Anexo 8.
Cálculo anual de ISR
Además de las retenciones mensuales, el patrón debe hacer un ajuste anual de ISR en diciembre (o al terminar la relación laboral). Este ajuste compara el ISR retenido durante el año contra el ISR que resulta de aplicar la tarifa anual al ingreso total del ejercicio. Si retuvieron de más, le devuelven al trabajador. Si retuvieron de menos, le descuentan la diferencia.
Cuotas IMSS: patrón vs. trabajador
Las cuotas del IMSS son compartidas entre patrón, trabajador y gobierno. Se calculan sobre el Salario Base de Cotización (SBC), que incluye el salario diario más la parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y otras prestaciones fijas.
Distribución de cuotas (2026)
| Ramo de seguro | Patrón | Trabajador |
|---|---|---|
| Enfermedades y maternidad (cuota fija) | 20.40% del UMA | — |
| Enfermedades y maternidad (excedente sobre 3 UMA) | Variable (escala gradual) | 0.40% del excedente |
| Enfermedades y maternidad (prestaciones en especie — pensionados) | 1.05% | 0.375% |
| Enfermedades y maternidad (prestaciones en dinero) | 0.70% | 0.25% |
| Invalidez y vida | 1.75% | 0.625% |
| Retiro (SAR) | 2% | — |
| Cesantía y vejez | 3.150%* | 1.125% |
| Guarderías | 1% | — |
| Riesgo de trabajo | Variable por actividad (prima de RT) | — |
*La cuota patronal de cesantía y vejez ha ido aumentando gradualmente desde 2023. Verifiquen la tasa vigente para 2026 según la tabla de transición de la reforma de pensiones.
Salario Base de Cotización
El SBC se calcula integrando al salario diario:
- Parte proporcional de aguinaldo (mínimo 15 días / 365)
- Parte proporcional de prima vacacional (25% de los días de vacaciones / 365)
- Cualquier otra prestación fija en efectivo o en especie
Topes: El SBC no puede ser menor al salario mínimo ni mayor a 25 veces la UMA (Unidad de Medida y Actualización) diaria. Para 2026, esto establece un techo de cotización que deben respetar.
SUA (Sistema Único de Autodeterminación)
El SUA es el software del IMSS para calcular y generar las líneas de captura de las cuotas obrero-patronales. Se alimenta con los datos de cada trabajador (SBC, días trabajados, incidencias) y genera el monto a pagar bimestralmente. Aunque es funcional, es un sistema limitado que requiere captura manual de datos.
Infonavit
El patrón aporta el 5% del SBC de cada trabajador al Infonavit (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda). Esta aportación es exclusivamente patronal — no se le descuenta al trabajador.
Si el trabajador tiene un crédito Infonavit, el patrón debe retener de su salario la cantidad correspondiente (puede ser un porcentaje del salario, una cuota fija en pesos, o un factor de descuento sobre el SBC) y enterarla al Infonavit junto con las aportaciones.
Las aportaciones y retenciones de Infonavit se pagan bimestralmente, junto con las cuotas del IMSS.
Fonacot
El Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores otorga créditos a trabajadores de empresas afiliadas. Si un trabajador tiene un crédito Fonacot, el patrón está obligado a retener las parcialidades de su nómina y entregarlas al Fonacot.
La afiliación al Fonacot es obligatoria para todo centro de trabajo, aunque no todos los trabajadores solicitan créditos.
Prestaciones laborales obligatorias
Aguinaldo
Todo trabajador tiene derecho a un aguinaldo equivalente a mínimo 15 días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre de cada año. Trabajadores con menos de un año reciben la parte proporcional.
El aguinaldo está exento de ISR hasta un monto equivalente a 30 días de UMA. El excedente se grava y se incluye en el cálculo de retención de ISR.
Prima vacacional
Los trabajadores tienen derecho a una prima vacacional de al menos 25% sobre los salarios correspondientes a los días de vacaciones. Con la reforma laboral de 2023, los días de vacaciones aumentaron significativamente (12 días el primer año, incrementando 2 días por año hasta llegar a 20, y después 2 días por cada 5 años).
La prima vacacional está exenta de ISR hasta 15 días de UMA.
PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades)
Las empresas con utilidades deben repartir el 10% de la renta gravable entre sus empleados, con el tope individual de 3 meses de salario o el promedio de los últimos 3 ejercicios. El pago debe hacerse a más tardar el 30 de mayo.
La PTU está exenta de ISR hasta 15 días de UMA.
Timbrado de nómina vía PAC
El proceso de timbrado de un CFDI de nómina es el mismo que para cualquier otro CFDI:
- Generan el XML con todos los datos del complemento de nómina (percepciones, deducciones, otros pagos)
- Sellan el XML con su Certificado de Sello Digital (CSD)
- Envían al PAC para timbrado
- El PAC valida la estructura, sella y devuelve el XML timbrado con UUID
- Entregan al trabajador el CFDI (generalmente en representación impresa PDF)
Importante: Si timbran un CFDI de nómina con errores, la cancelación es más restrictiva que para facturas de ingresos. Deben cancelar antes de la fecha límite de presentación de la declaración anual y emitir uno nuevo con los datos correctos. Las cancelaciones extemporáneas pueden generar diferencias en las retenciones reportadas al SAT.
Cómo Odiverse automatiza la nómina mexicana
Calcular nómina en México manualmente — con tablas de ISR, cuotas de IMSS que cambian cada año, topes que se actualizan con la UMA, y la obligación de timbrar cada recibo — es un proceso que consume horas y donde cualquier error tiene consecuencias fiscales y laborales.
Odiverse maneja el ciclo completo de nómina:
- Cálculo de ISR: Retención mensual automática con las tablas vigentes del Anexo 8, incluyendo subsidio al empleo y ajuste anual
- Cuotas IMSS: Cálculo automático de cuotas patrón y trabajador sobre el SBC integrado, con las tasas de transición actualizadas
- Infonavit y Fonacot: Aportaciones patronales y retenciones por crédito calculadas y registradas automáticamente
- CFDI de nómina: Generación y timbrado automático del complemento 1.2 a través de PAC, con entrega digital al trabajador
- Prestaciones: Cálculo de aguinaldo, prima vacacional y PTU con los días correspondientes por antigüedad y las exenciones de ISR correctas
- Calendario de obligaciones: Alertas de fechas límite para pago de cuotas IMSS, declaraciones de retención y timbrado
La nómina no debería quitarles el sueño. Con el sistema adecuado, es un proceso que se ejecuta con precisión cada quincena sin que tengan que revisar tablas ni calcular manualmente.