Fatturazione elettronica e SDI: guida completa per PMI nel 2026

L’Italia alla guida della fatturazione elettronica in Europa

L’Italia ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti IVA il 1 gennaio 2019, diventando il primo Paese europeo a farlo su scala universale. A distanza di sette anni, il Sistema di Interscambio (SDI) gestisce oltre 2,5 miliardi di fatture all’anno, con un recupero stimato di evasione IVA superiore ai 3 miliardi di euro annui. Il modello italiano e oggi il riferimento per la direttiva europea ViDA (VAT in the Digital Age).

Eppure, nel 2026, le PMI continuano a commettere errori evitabili: codici Tipo Documento sbagliati, bollo virtuale dimenticato, tempistiche non rispettate. Questa guida copre tutto cio che serve sapere per gestire correttamente la fatturazione elettronica — dal funzionamento del SDI alle novita normative di maggio 2026, dalle regole per i forfettari alle sanzioni aggiornate.

Come funziona il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio (SDI) e l’infrastruttura gestita dall’Agenzia delle Entrate (sviluppata da Sogei) attraverso cui devono transitare tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute in Italia. Nessuna fattura ha valore fiscale se non transita per il SDI.

Il flusso di una fattura elettronica

Il processo si articola in tre fasi:

1. Emissione: il cedente genera la fattura in formato XML FatturaPA e la trasmette al SDI attraverso uno dei canali accreditati (web service, FTP, PEC, portale Fatture e Corrispettivi).

2. Validazione: il SDI esegue una serie di controlli formali — correttezza di Partita IVA e Codice Fiscale, coerenza dei campi obbligatori, validita del formato, firma digitale (se richiesta). Se i controlli non vengono superati, il SDI emette una notifica di scarto (NS) con il codice errore specifico. Una fattura scartata equivale a una fattura mai emessa.

3. Recapito: superata la validazione, il SDI consegna la fattura al cessionario tramite il Codice Destinatario o la PEC, e invia al cedente una ricevuta di consegna (RC). Se il recapito fallisce, il SDI riprova automaticamente fino a 6 tentativi, uno ogni 12 ore, per un massimo di 3 giorni, prima di depositare la fattura nel Cassetto Fiscale del destinatario.

Tempi di elaborazione

In condizioni normali, l’elaborazione richiede pochi minuti. Nei periodi di picco (fine mese, scadenze fiscali), i tempi possono estendersi fino a un massimo di 5 giorni lavorativi. E importante non confondere il tempo di elaborazione del SDI con i termini di emissione della fattura: il documento si considera emesso nel momento in cui viene accettato dal SDI, non quando viene consegnato al destinatario.

Chi deve emettere fattura elettronica nel 2026

Nel 2026, l’obbligo riguarda tutti i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia, senza eccezioni legate al volume di affari:

• B2B: obbligo in vigore dal 1 gennaio 2019
• Forfettari: obbligo esteso dal 1 gennaio 2024 a tutti i contribuenti in regime forfettario, senza piu alcuna esenzione per soglia di ricavi
• B2C (verso consumatori finali): obbligo di emissione via SDI, con l’ulteriore obbligo di consegnare una copia (cartacea o digitale) al consumatore

L’unica eccezione riguarda le prestazioni sanitarie verso persone fisiche: per ragioni di tutela della privacy, queste operazioni restano permanentemente escluse dalla fatturazione elettronica tramite SDI.

Per approfondire le regole specifiche del regime forfettario in relazione alla fatturazione elettronica, si rimanda alla guida completa al regime forfettario 2026.

Formato FatturaPA e novita v1.9.1

La fattura elettronica in Italia utilizza il formato FatturaPA, un tracciato XML definito dall’Agenzia delle Entrate. Il nome del file deve seguire la convenzione IT<CodiceFiscale>_<ProgressivoInvio>.xml (esempio: ITRSSMRA80A01H501U_00001.xml).

Firma digitale

La firma digitale (CAdES o XAdES) non e obbligatoria per le fatture B2B e B2C — il transito attraverso il SDI garantisce di per se l’integrita del documento. E invece obbligatoria per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA).

Aggiornamento v1.9.1 — 15 maggio 2026

Le specifiche tecniche attuali (v1.9) restano in vigore fino al 14 maggio 2026. Dal 15 maggio 2026 entra in vigore la versione 1.9.1, che introduce:

• Aumento dei codici destinatario per canale: da 100 a 300, facilitando la gestione per intermediari e software house con molti clienti
• Nuova stringa ESENZSPORT: per la gestione dei lavoratori sportivi, in attuazione della riforma dello sport
• Nuovo codice errore 00327: specifico per i Gruppi IVA, che migliora la diagnostica in caso di scarto
• Nessuna modifica alla struttura base dell’XML: il formato resta compatibile, e l’aggiornamento non richiede interventi sulla generazione delle fatture standard

Il nuovo codice TD29

Tra le novita piu rilevanti degli ultimi mesi, il codice TD29 (introdotto da aprile 2025) permette di comunicare al SDI l’omissione o l’irregolarita di una fattura ricevuta. Sostituisce la procedura precedente e semplifica la segnalazione, riducendo il rischio di sanzioni per il cessionario in caso di fornitore inadempiente.

Codici Tipo Documento: quali usare

I codici TD identificano la natura dell’operazione documentata dalla fattura. Una scelta errata del codice e tra le cause piu frequenti di scarto o contestazione. La tabella seguente riassume i codici principali:

Un errore molto comune e confondere TD16 con TD17: il primo riguarda operazioni interne in reverse charge (es. cessioni di fabbricati, subappalti), il secondo i servizi ricevuti dall’estero. La distinzione e rilevante perche l’Agenzia delle Entrate utilizza questi codici per i controlli incrociati IVA.

Codice Destinatario e indirizzamento

Il Codice Destinatario determina dove il SDI consegna la fattura. Le regole variano in base al tipo di destinatario:

• B2B (imprese e professionisti): codice alfanumerico di 7 caratteri, assegnato dal provider di fatturazione elettronica. In alternativa, si puo indicare 0000000 e specificare l’indirizzo PEC del destinatario nel campo apposito
• B2C (consumatori finali): Codice Destinatario 0000000, senza PEC. La fattura viene depositata nel Cassetto Fiscale del consumatore, accessibile dal portale dell’Agenzia delle Entrate. Il cedente ha comunque l’obbligo di fornire una copia al cliente
• Pubblica Amministrazione: codice di 6 caratteri reperibile dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) all’indirizzo indicepa.gov.it

Il Codice Destinatario registrato nel portale Fatture e Corrispettivi ha priorita su quello indicato in fattura: se il destinatario ha registrato un codice, il SDI lo usera indipendentemente da quanto riportato nel documento.

Tempistiche di emissione

Il rispetto dei termini di emissione e fondamentale per evitare sanzioni:

• Fattura immediata: deve essere emessa (cioe trasmessa al SDI) entro 12 giorni dalla data dell’operazione. In questo caso, la data della fattura puo coincidere con la data dell’operazione, e il campo Data nel file XML indica la data dell’operazione stessa
• Fattura differita (con DDT o documenti di trasporto): puo essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello dell’operazione, facendo riferimento ai DDT emessi nel mese precedente. Il codice TD da utilizzare e TD24

Attenzione: la data della fattura non puo mai essere successiva alla data di trasmissione al SDI. Se si emette una fattura il 15 aprile con data operazione 3 aprile, il campo Data deve riportare il 3 aprile (o al massimo il 15 aprile), mai una data futura.

Regime forfettario: regole specifiche per la fatturazione elettronica

I contribuenti in regime forfettario emettono fattura elettronica come tutti gli altri soggetti IVA, ma con alcune particolarita rilevanti nella compilazione del file XML:

• IVA a zero: il campo AliquotaIVA deve essere impostato a 0.00
• Natura dell’operazione: il campo Natura deve indicare N2.2 (non soggette — altri casi), che identifica le operazioni fuori campo IVA per regime forfettario
• Dicitura obbligatoria: la fattura deve riportare la menzione prevista dalla legge: “Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 — regime forfettario”
• Ritenuta d’acconto: non si applica, e il campo non deve essere compilato

Conservazione sostitutiva per i forfettari

Il 2026 e il primo anno in cui i contribuenti forfettari sono pienamente soggetti all’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Chi non ha ancora attivato il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o non utilizza un sistema conforme rischia sanzioni.

Per tutti i dettagli sul regime forfettario, si veda la guida dedicata.

Bollo virtuale

Le fatture elettroniche esenti, non imponibili o fuori campo IVA con un importo superiore a €77,47 sono soggette all’imposta di bollo di €2,00. Questo riguarda, tra gli altri, i forfettari, le operazioni esenti art. 10 e le esportazioni.

Nel file XML, il bollo si indica con:

• Campo BolloVirtuale impostato a SI
• Campo ImportoBollo impostato a 2.00

Il versamento dell’imposta di bollo avviene con cadenza trimestrale, entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre di riferimento (ad esempio, entro il 31 maggio per il primo trimestre). Il pagamento si effettua tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate oppure con modello F24.

Se l’importo dovuto per un trimestre e inferiore a €5.000, il versamento puo essere differito al trimestre successivo.

Per un approfondimento sulle aliquote IVA e le relative scadenze, si rimanda alla guida IVA Italia.

Operazioni con l’estero (ex esterometro)

Dal 1 luglio 2022, l’esterometro e stato abolito. Le operazioni con soggetti esteri non residenti devono essere comunicate singolarmente tramite il SDI, utilizzando i codici TD specifici.

Acquisti dall’estero

Per gli acquisti da fornitori esteri, il cessionario italiano emette un’autofattura o un’integrazione e la trasmette al SDI:

• TD17: servizi ricevuti da soggetti esteri (art. 17, c. 2, DPR 633/72)
• TD18: acquisti di beni intracomunitari (art. 46, DL 331/93)
• TD19: acquisti di beni con reverse charge da soggetti esteri (art. 17, c. 2)

Per le autofatture e le integrazioni, il Codice Destinatario deve essere impostato a XXXXXXX (sette X maiuscole): il SDI riconosce questa convenzione e recapita il documento direttamente al Cassetto Fiscale dell’emittente.

Vendite a soggetti esteri

Per le vendite a clienti esteri, si emette una fattura con codice TD01 e Codice Destinatario XXXXXXX. Il documento transita per il SDI ai fini della comunicazione all’Agenzia delle Entrate, ma la fattura effettiva al cliente estero va inviata separatamente (in PDF, Factur-X, o nel formato richiesto dal Paese di destinazione).

Il termine per la trasmissione delle autofatture e integrazioni e di 12 giorni dalla data dell’operazione, come per le fatture ordinarie.

Sanzioni e ravvedimento operoso

Il D.Lgs. 87/2024, in vigore dal 1 settembre 2024, ha riformato il sistema sanzionatorio. Le sanzioni aggiornate per il 2026 sono le seguenti:

Ravvedimento operoso

Il ravvedimento consente di ridurre le sanzioni in proporzione alla rapidita della regolarizzazione:

Il tasso di interesse legale applicabile nel 2026 e pari all’1,60%. Il ravvedimento si perfeziona con il versamento tramite modello F24 della sanzione ridotta, dell’imposta eventualmente dovuta e degli interessi.

Per un quadro completo degli errori piu frequenti e come evitarli, si puo consultare l’articolo sui 5 errori di fatturazione piu comuni per le PMI italiane.

Conservazione sostitutiva

Tutte le fatture elettroniche (emesse e ricevute) devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni, in conformita al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). La conservazione deve garantire quattro requisiti:

1. Integrita: il documento non deve subire alterazioni
2. Autenticita: deve essere possibile verificare l’origine del documento
3. Immutabilita: il contenuto non deve poter essere modificato dopo la conservazione
4. Leggibilita: il documento deve restare accessibile e consultabile nel tempo

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione della durata di 15 anni, attivabile dal portale Fatture e Corrispettivi. E una soluzione adeguata per la maggior parte delle PMI.

E essenziale conservare non solo le fatture, ma anche le notifiche del SDI (ricevute di consegna, notifiche di scarto, notifiche di mancata consegna): questi documenti costituiscono la prova dell’avvenuta trasmissione e hanno valore legale in caso di contenzioso.

Errori da evitare

Sulla base dell’esperienza e dei dati dell’Agenzia delle Entrate, questi sono gli errori piu ricorrenti nella gestione della fatturazione elettronica:

1. Confondere TD16 con TD17: il reverse charge interno (TD16) e quello per servizi esteri (TD17) hanno presupposti normativi completamente diversi. L’errore genera anomalie nei controlli incrociati IVA

2. Natura sbagliata per i forfettari: il codice corretto e N2.2 (non soggette — altri casi). Utilizzare N2.1 o non specificare la Natura genera scarto

3. Dimenticare il bollo virtuale: sulle fatture senza IVA con importo superiore a €77,47, il bollo e obbligatorio. L’omissione espone a sanzioni del 100% dell’imposta non versata

4. Data fattura successiva alla trasmissione: il SDI scarta automaticamente le fatture con data futura rispetto alla trasmissione

5. Non riemettere dopo uno scarto: una fattura scartata dal SDI e giuridicamente inesistente. Non basta correggere l’errore — bisogna ritrasmettere il documento entro 5 giorni dalla notifica di scarto, mantenendo la data e il numero originali

6. Non conservare le notifiche SDI: le ricevute di consegna e le notifiche di scarto hanno valore probatorio. Conservare solo le fatture senza le relative notifiche e un errore che puo creare problemi in sede di verifica

Come Odiverse gestisce la fatturazione elettronica

Odiverse e una piattaforma ERP con intelligenza artificiale progettata per le PMI europee. L’integrazione con il SDI italiano e la generazione automatica di file XML FatturaPA sono attualmente in fase di sviluppo.

Sul fronte della conformita alla fatturazione elettronica in altri Paesi europei, Odiverse supporta gia:

• Spagna: integrazione VeriFactu con hash chain, firma XAdES e trasmissione SOAP all’AEAT
• Francia: supporto Factur-X (fattura ibrida PDF/XML)
• Germania: supporto XRechnung per la fatturazione verso la PA tedesca

L’obiettivo e offrire una piattaforma unica per gestire la fatturazione elettronica in tutti i principali mercati europei, con la conformita normativa integrata nativamente — senza plugin o software aggiuntivi.

Per una panoramica completa delle funzionalita, si rimanda alla pagina funzionalita.

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