Cómo hacer una nómina en España en 2026: guía completa

La nómina no es solo un papel que entregas a final de mes. Es el documento legal que acredita lo que pagas a tu empleado, lo que le retienes y lo que cotizas por él a la Seguridad Social. Hacerla mal tiene consecuencias directas: recargos del 20% por ingreso fuera de plazo, actas de liquidación de la Inspección de Trabajo, y demandas laborales cuando un trabajador descubre que lleva meses cotizando por debajo de lo que marca su convenio. En 2026, con el MEI en el 0,90%, la cotización solidaria por encima de la base máxima y un SMI que ya alcanza los 1.221 euros mensuales, cada línea de la nómina importa. Esta guía te explica cómo funciona cada una, con los tipos actualizados y un ejemplo real calculado céntimo a céntimo.

Estructura de una nómina

Toda nómina en España tiene cuatro bloques. No importa si la haces en Excel, con un programa de contabilidad o con un ERP: la estructura es la misma porque el Real Decreto 2064/1995 y la normativa laboral la fijan.

1. Encabezado

Datos de la empresa (nombre, CIF, código cuenta cotización, domicilio), datos del trabajador (nombre, NIF, número de afiliación a la SS, categoría profesional, grupo de cotización, antigüedad, tipo de contrato) y el periodo de liquidación. Sin estos datos, la nómina no es válida ante una inspección.

2. Devengos

Todo lo que el trabajador gana en el periodo. Se divide en percepciones salariales (cotizan a la SS) y no salariales (no cotizan, con límites). Aquí es donde el convenio colectivo manda: el salario base, los complementos y las pagas extra salen de sus tablas.

3. Deducciones

Lo que se descuenta del bruto: la cuota del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Estos importes no se los queda la empresa — los ingresa en la TGSS y en Hacienda en nombre del trabajador.

4. Líquido a percibir

La cifra final: devengos menos deducciones. Lo que llega a la cuenta bancaria del empleado.

Devengos: lo que gana el trabajador

Los devengos se dividen en dos tipos, y la diferencia importa porque afecta a la base de cotización.

Percepciones salariales (cotizan a SS):

• Salario base: lo fija el convenio colectivo aplicable o, si no hay convenio, el contrato individual. Nunca puede ser inferior al SMI (1.221 €/mes en 14 pagas en 2026).
• Complementos salariales: antigüedad (trienios, quinquenios según convenio), nocturnidad, peligrosidad, plus convenio, complemento de puesto. Cada convenio define cuáles aplican y su cuantía.
• Horas extraordinarias: se pagan al tipo que marque el convenio (mínimo igual a la hora ordinaria). Máximo 80 al año. Cotizan con tipo adicional de AT/EP.
• Pagas extraordinarias: mínimo dos al año. Si se prorratean mensualmente, aparecen aquí como 1/12 de cada paga.

Percepciones no salariales (no cotizan, con límites IPREM):

• Dietas y gastos de locomoción (exentas hasta los límites del artículo 9 del RIRPF).
• Plus transporte, indemnizaciones por traslado, vestuario.
• Prestaciones de la Seguridad Social (IT, maternidad/paternidad).

La suma de todas las percepciones salariales forma la base de cotización por contingencias comunes, que es el número clave del que dependen todas las deducciones.

Deducciones: lo que se descuenta

Las deducciones del trabajador en 2026 son dos: la cuota a la Seguridad Social y la retención de IRPF.

Cotización del trabajador a la Seguridad Social (2026)

Para contratos temporales, el tipo de desempleo sube al 1,60%.

La base de cotización tiene topes: mínimo 1.424,40 €/mes y máximo 5.101,20 €/mes en 2026. Si el salario bruto mensual (incluida la prorrata de pagas extra) cae fuera de esos límites, se cotiza por el tope correspondiente.

Retención de IRPF

La retención no es un porcentaje fijo. Se calcula con el algoritmo de la AEAT (regulado en el artículo 80+ del Reglamento del IRPF), que tiene en cuenta: salario bruto anual, situación familiar (hijos, ascendientes a cargo, discapacidad), tipo de contrato y comunidad autónoma.

Los tramos estatales del IRPF 2026 van del 19% al 47%:

A esto se suma el tramo autonómico, que varía por comunidad. País Vasco y Navarra tienen sus propias tablas completas.

Dato importante: los trabajadores con retribución bruta anual igual o inferior a 15.876 € no tienen retención de IRPF. Esto afecta directamente a empleados a jornada parcial y contratos temporales cortos.

Coste real para la empresa

El trabajador ve su nómina, pero la empresa paga más. Las cotizaciones empresariales se suman al bruto y no aparecen en el recibo del empleado.

Cotización del empresario a la Seguridad Social (2026)

El AT/EP varía según la actividad de la empresa (CNAE). Para una oficina es un 1,50%, para construcción puede superar el 6%.

Ejemplo: un trabajador con un salario bruto de 2.000 €/mes tiene un coste total para la empresa de entre 2.640 € y 2.700 € mensuales (dependiendo del AT/EP). Es decir, por cada euro de salario bruto, la empresa paga entre 1,32 € y 1,35 € adicionales en cotizaciones.

Ese coste de Seguridad Social es gasto deducible en el Impuesto de Sociedades (cuenta 642 del PGC), pero hay que pagarlo cada mes mediante el boletín TC-1 antes del último día del mes siguiente.

SMI 2026 y bases de cotización

El Salario Mínimo Interprofesional en 2026 es de 1.221 €/mes en 14 pagas (17.094 €/año), un 3,1% más que en 2025. En términos diarios, 40,70 €/día.

Ningún trabajador a jornada completa puede cobrar menos que el SMI, independientemente de lo que diga su convenio o su contrato. Si las tablas salariales de un convenio fijan un salario base inferior al SMI, prevalece el SMI.

Las bases de cotización para 2026:

• Base mínima: 1.424,40 €/mes (grupo 1-7 varía, esta es la general).
• Base máxima: 5.101,20 €/mes.

Cotización solidaria: desde 2025, los salarios que superen la base máxima pagan una cotización adicional por tramos. En 2026 hay tres tramos con tipos crecientes que van del 0,92% al 1,17%. No genera derechos adicionales de prestación — es una aportación neta al sistema.

Pagas extraordinarias

Por ley, todo trabajador tiene derecho a un mínimo de dos pagas extraordinarias al año: una en Navidad y otra en la fecha que fije el convenio (habitualmente junio o julio). Cada paga equivale, como mínimo, a 30 días de salario base + complementos salariales que el convenio declare como computables para pagas extra.

Hay dos formas de gestionarlas:

1. Pago íntegro en las fechas establecidas (lo habitual). La paga aparece como nómina separada. Se cotiza en el mes de devengo.
2. Prorrateo mensual: se divide entre 12 y se suma al salario bruto cada mes. El convenio debe permitirlo expresamente. Ventaja: la base de cotización mensual ya incluye la prorrata. Inconveniente: el trabajador no recibe el “extra” en junio y diciembre.

Las pagas extra afectan directamente a la base de cotización. Si no están prorrateadas, se suman a la base del mes en que se pagan.

Convenios colectivos: por qué importan en cada nómina

El convenio colectivo es la norma que, en la práctica, fija la mayor parte de las cifras de una nómina. No es opcional: si tu empresa tiene actividad en un sector cubierto por un convenio sectorial estatal o provincial, ese convenio se aplica automáticamente a todos tus trabajadores.

El convenio determina:

• Tablas salariales por categoría profesional (Oficial 1ª, Auxiliar administrativo, Peón, etc.) y año.
• Complementos obligatorios: antigüedad (trienios, quinquenios, bienios), nocturnidad, peligrosidad, plus convenio.
• Jornada máxima (horas semanales y anuales).
• Número y cuantía de pagas extraordinarias (algunos convenios fijan 3 o incluso 4).
• Periodos de prueba, preaviso, licencias retribuidas.
• Complementos de IT (qué porcentaje paga la empresa por encima de la prestación de la SS).

El problema es que en España hay más de 4.500 convenios vigentes, con actualizaciones anuales de tablas salariales publicadas en el BOE o boletines provinciales. Consultar manualmente las tablas correctas, aplicar los complementos de antigüedad con la fórmula que marca cada convenio y verificar que el salario supera el mínimo del convenio es un proceso que consume horas. Y si te equivocas, la Inspección de Trabajo puede obligarte a pagar diferencias salariales con efecto retroactivo.

Odiverse tiene integrados 44 convenios colectivos con sus tablas salariales extraídas directamente del BOE, incluyendo los 20 convenios de mayor cobertura en España (hostelería, comercio, metal, construcción, oficinas, limpieza, transporte, seguridad privada, enseñanza, sanidad privada, entre otros). El motor busca automáticamente el salario base y los complementos que corresponden a cada categoría profesional y año, y los aplica en el cálculo de la nómina sin que tengas que abrir un PDF del BOE.

Ejemplo práctico: nómina de un Oficial 1ª (Oficinas y Despachos Madrid 2025)

Vamos a calcular una nómina real. Un trabajador con categoría Oficial 1ª bajo el convenio de Oficinas y Despachos de la Comunidad de Madrid, contrato indefinido, sin hijos, 3 trienios de antigüedad.

Devengos mensuales:

Base de cotización: 1.930,00 + prorrata pagas extra (1.930,00 × 2 / 12) = 2.251,67 €

Deducciones:

Líquido a percibir: 1.930,00 − 580,42 = 1.349,58 €

Coste empresa (SS empresarial sobre la misma base, sin AT/EP): 2.251,67 × 30,65% = 690,14 € adicionales.

Todos estos números — salario base, complemento de antigüedad por trienios, base de cotización — salen directamente de las tablas del convenio y de los tipos oficiales de la TGSS. Un error en cualquier cifra arrastra todas las demás.

Cómo Odiverse automatiza todo esto

Odiverse no es una plantilla de Excel con fórmulas. Es un motor de nóminas que integra las tres patas del cálculo:

1. 44 convenios colectivos con tablas salariales extraídas y actualizadas desde el BOE. Cuando asignas un convenio y una categoría a un empleado, el sistema busca automáticamente el salario base, aplica la antigüedad con la fórmula correcta (trienios, quinquenios, bienios — cada convenio usa la suya) y genera los conceptos de nómina sin intervención manual. Si las tablas se actualizan, los nuevos importes se aplican automáticamente.

2. Cálculo de SS con tipos 2026 actualizados: bases mínimas y máximas por grupo de cotización, MEI al 0,90%, AT/EP por CNAE, cotización solidaria por tramos. El motor aplica los topes automáticamente.

3. IRPF progresivo territorial: tablas del territorio común, País Vasco y Navarra, con las deducciones personales y familiares del algoritmo AEAT (hijos, ascendientes, discapacidad). El tipo de retención se recalcula en cada nómina.

4. Resultado completo: nómina PDF con desglose por concepto, fichero SEPA pain.001.001.03 validado contra XSD para el pago por transferencia, y aprobación con flujo de firma digital.

Donde Sage o Holded te obligan a introducir manualmente el salario base de cada empleado y verificar tú mismo si cumple el convenio, Odiverse lo resuelve automáticamente con un catálogo de 44 convenios integrado. Donde otros programas calculan la nómina pero te dejan generar el fichero de pago bancario por tu cuenta, Odiverse genera el SEPA listo para subir al banco.

Siguiente paso

Si quieres ver cómo queda una nómina real calculada con tu convenio, prueba Odiverse gratis. Configuras tu empresa, asignas el convenio a tus empleados y en menos de cinco minutos tienes la primera nómina calculada con todos los importes del BOE.

Y si todavía estás gestionando la facturación y los impuestos por separado, echa un vistazo a nuestras guías sobre cómo facturar como autónomo en 2026, el modelo 303 de IVA paso a paso y los requisitos de VeriFactu. Con Odiverse, nóminas, facturas e impuestos están en el mismo sitio — porque así es como funciona una empresa real.

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