E-Rechnung 2027: Versendepflicht kommt — So bereitest du dein KMU vor

Empfangen kannst du schon — bald musst du auch versenden

Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diesen Schritt haben die meisten geschafft — ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, solange die Software die Daten lesen kann. Doch jetzt kommt der nächste, deutlich anspruchsvollere Schritt: die Versendepflicht.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.

Das ist keine Empfehlung. Das ist Gesetz — verankert im Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG). Und die Übergangsfristen laufen.

Wenn du unseren Einführungsartikel zur E-Rechnung 2025 gelesen hast, kennst du die Grundlagen. Dieser Artikel geht einen Schritt weiter: Was genau musst du tun, um nicht nur empfangen, sondern auch konform versenden zu können?

Der vollständige Zeitplan

Was bleibt ausgenommen?

• B2C-Rechnungen (an Endverbraucher) — keine E-Rechnungspflicht
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise im Sinne des § 34 UStDV
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG (z.B. Versicherungen, Finanzdienstleistungen)

Alles andere — jede reguläre B2B-Rechnung — muss im strukturierten Format versendet werden.

Was „Versenden” konkret bedeutet

Eine E-Rechnung zu versenden heißt nicht, eine PDF-Datei per E-Mail zu schicken. Es bedeutet:

1. Strukturierte Daten erzeugen: Deine Rechnung muss im Format XRechnung oder ZUGFeRD (≥2.0, Profil EN 16931) erstellt werden — maschinenlesbar, nicht nur optisch korrekt.

2. Alle Pflichtfelder befüllen: Die EN-16931-Norm definiert, welche Daten enthalten sein müssen:

   • Rechnungsnummer und -datum
   • Name, Anschrift und USt-IdNr. von Sender und Empfänger
   • Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
   • Nettobetrag, MwSt-Satz und -Betrag je Position
   • Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen
   • Bankverbindung (IBAN)

3. Die Rechnung übermitteln: Per E-Mail, über ein Peppol-Netzwerk oder ein EDI-System. Deutschland hat (noch) kein zentrales Portal wie Frankreich (PPF) oder Italien (SDI) — die Übertragung erfolgt direkt zwischen den Geschäftspartnern.

4. Im Originalformat archivieren: GoBD-konform, mindestens 10 Jahre. Ein Papierausdruck oder ein Screenshot reichen nicht.

XRechnung oder ZUGFeRD? Die richtige Wahl für KMU

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Aber sie eignen sich für unterschiedliche Szenarien:

XRechnung

• Reines XML — kein visuelles Dokument
• Standard im öffentlichen Sektor (Bund, Länder, Kommunen)
• Ideal für automatisierte Verarbeitung in Großunternehmen
• Wird von der KoSIT gepflegt und regelmäßig aktualisiert
• Nachteil: Für Menschen nicht direkt lesbar

ZUGFeRD (≥2.0)

• Hybridformat: XML-Daten eingebettet in eine PDF/A-3-Datei
• Der Empfänger sieht eine normale Rechnung als PDF — die Software liest die XML-Daten
• Besonders praktisch für KMU, die Rechnungen sowohl an Großunternehmen als auch an kleinere Betriebe schicken
• Identisch mit dem französischen Factur-X (gemeinsame deutsch-französische Entwicklung)
• Wichtig: Nur Profile ab EN 16931 (auch „Comfort” genannt) erfüllen die gesetzliche Pflicht. Das reine „Basic”-Profil reicht nicht

Unsere Empfehlung für KMU: Starte mit ZUGFeRD. Deine Kunden sehen eine gewohnte Rechnung, dein System liefert die strukturierten Daten mit — und du bist gesetzeskonform. Wenn ein Geschäftspartner explizit XRechnung verlangt, sollte dein System auch das können.

Bußgelder und Konsequenzen

Das BMF hat klargestellt, dass Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden können:

• Bis zu 5.000 € pro fehlerhafter Rechnung — das summiert sich schnell
• Vorsteuerabzug gefährdet: Rechnungen, die nicht den Anforderungen des § 14 UStG entsprechen, können zum Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger führen. Das macht dich als Lieferant zum Problem für deine Kunden
• GoBD-Verstöße: Werden E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert, drohen zusätzliche Sanktionen bei einer Betriebsprüfung

Die Finanzverwaltung hat angekündigt, im Jahr 2027 zunächst eine Kulanzphase einzuräumen — aber sich darauf zu verlassen, ist riskant.

Was deine Buchhaltungssoftware können muss

Hier ist die entscheidende Checkliste. Geh sie durch und prüfe ehrlich, ob dein aktuelles System das kann:

Pflicht (ohne geht es nicht)

• E-Rechnungen im Format XRechnung und/oder ZUGFeRD ≥2.0 erzeugen — nicht nur PDFs
• Alle Pflichtfelder nach EN 16931 befüllen — automatisch aus den Rechnungsdaten
• E-Rechnungen empfangen und automatisch verbuchen — XRechnung und ZUGFeRD
• 10 Jahre im Originalformat archivieren — GoBD-konform, revisionssicher
• MwSt korrekt berechnen — 19 % Regelsteuersatz, 7 % ermäßigt, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen
• USt-IdNr. validieren — über den BZSt-Service (MIAS)

Dringend empfohlen

• Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 — automatische Kontierung nach Standard
• ELSTER-kompatible Umsatzsteuer-Voranmeldung — nahtlose Datenübergabe
• Automatische OCR für eingehende Papier-/PDF-Rechnungen (Übergangsphase)
• Bankanbindung — automatischer Zahlungsabgleich statt manuellem Import
• DATEV-Export — für die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater
• Peppol-Fähigkeit — noch nicht Pflicht, aber zunehmend gefordert

Warnsignale

• Software kann „E-Rechnungen” nur als PDF mit einem XML-Anhang exportieren, aber die XML-Daten sind nicht nach EN 16931 strukturiert
• Pflichtfelder müssen manuell ausgefüllt werden statt automatisch aus den Stammdaten
• Keine Updates seit dem Wachstumschancengesetz — der Anbieter reagiert nicht auf regulatorische Änderungen
• Archivierung nur als PDF-Druck — keine GoBD-konforme Originalformat-Aufbewahrung

DATEV und die deutsche Realität

Sprechen wir offen über den Elefanten im Raum: In Deutschland nutzen die meisten KMU DATEV über ihren Steuerberater. Das funktioniert — aber es hat Grenzen:

• DATEV ist primär ein Steuerberater-System, kein Unternehmer-System. Die Bedienung ist komplex und nicht für Selbstbucher optimiert
• Die E-Rechnungs-Unterstützung kommt, aber die Implementierung ist an den DATEV-Ökosystem-Rhythmus gebunden
• Für KMU, die ihre Buchhaltung zunehmend selbst steuern wollen (mit KI-Unterstützung statt manuellem Buchen), sind modernere Alternativen attraktiv

Das bedeutet nicht, dass du DATEV sofort ablösen musst. Aber du solltest prüfen, ob dein aktuelles Setup die E-Rechnungspflicht 2027 abdeckt — und ob es dir langfristig die Kontrolle gibt, die du brauchst.

Wie Odiverse die E-Rechnungspflicht löst

Odiverse ist ein KI-gestütztes ERP, das E-Rechnungen nicht als Zusatzmodul behandelt, sondern als integralen Bestandteil:

XRechnung + ZUGFeRD nativ: Jede Rechnung, die du in Odiverse erstellst, wird automatisch im korrekten strukturierten Format erzeugt. Du wählst nicht zwischen Formaten — das System erkennt anhand des Empfängers, was gebraucht wird.

Automatische Kontierung nach SKR04: Geschäftsvorfälle werden automatisch den richtigen Konten zugeordnet. MwSt-Berechnung, Vorsteuer, innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse Charge — alles automatisch.

OCR für eingehende Rechnungen: Lieferanten schicken dir noch PDFs? Odiverse analysiert sie per KI, extrahiert die Daten, prüft auf Doubletten und USt-Fehler und schlägt die Buchung vor.

GoBD-konform ab der ersten Rechnung: Event-Sourcing-Architektur bedeutet: Jede Rechnung ist ein unveränderlicher Datensatz. Keine Manipulation möglich. 10-Jahres-Archivierung im Originalformat ist kein Extra — sie ist Systemdesign.

Odi spricht deine Sprache: Statt Menüs und Formulare sagst du: „Erstell eine Rechnung an Schmidt Maschinenbau über 12.500 € netto für die Wartung im März.” Odi erstellt die Rechnung, berechnet die MwSt, kontiert den Vorgang und erzeugt die E-Rechnung — in Sekunden.

Dein Fahrplan: Was jetzt zu tun ist

Wenn dein Umsatz über 800.000 € liegt (Deadline: Januar 2027)

Du hast 9 Monate. So gehst du vor:

1. Jetzt (Q2 2026): Prüfe dein aktuelles System anhand der Checkliste oben. Wenn es nicht konform ist, starte die Evaluation von Alternativen
2. Q3 2026: Entscheide dich für eine Lösung und beginne mit der Migration (Kontakte, Kontenrahmen, offene Posten)
3. Q4 2026: Parallelphase — arbeite mindestens 4 Wochen mit beiden Systemen, um Fehler zu finden
4. 1. Januar 2027: Versende ab sofort ausschließlich E-Rechnungen im B2B-Bereich

Wenn dein Umsatz unter 800.000 € liegt (Deadline: Januar 2028)

Du hast mehr Zeit — aber nutze sie klug:

1. 2026: Informiere dich, evaluiere Optionen. Frag deinen Steuerberater nach seiner Planung
2. Mitte 2027: Starte die Migration. Bis dahin gibt es genug Erfahrungsberichte von den größeren Unternehmen
3. Q4 2027: Parallelphase und Umstellung
4. 1. Januar 2028: Konform versenden

Unabhängig von der Größe

• Sprich mit deinem Steuerberater — er muss deine E-Rechnungen verarbeiten können
• Informiere deine Geschäftspartner — kläre, welches Format sie erwarten (XRechnung vs. ZUGFeRD)
• Beginne heute: Auch wenn die Pflicht noch nicht greift, kannst du freiwillig bereits E-Rechnungen versenden. Jede versendete E-Rechnung ist eine Übung für den Ernstfall

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine Überraschung — sie wurde angekündigt, terminiert und gesetzlich verankert. Was viele KMU unterschätzen, ist der Aufwand der Umstellung: Software evaluieren, Daten migrieren, Prozesse anpassen, Steuerberater einbinden. Das braucht Monate, nicht Wochen.

Unternehmen, die jetzt handeln, haben einen klaren Vorteil. Sie vermeiden den Jahresendstress, können Fehler in Ruhe korrigieren und starten am 1. Januar 2027 souverän statt panisch.

Erfahre mehr über Odiverse für deutsche KMU — oder tritt der Warteliste bei, um als Erster zu starten.

Für den europäischen Gesamtüberblick lies unseren E-Invoicing in Europe 2026-2030 Guide.