E-Rechnung 2025: Was KMU jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung ist da — und betrifft auch dein Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Jedes Unternehmen im B2B-Bereich muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Was zunächst nach einer reinen Formalität klingt, ist der Beginn einer fundamentalen Umstellung im deutschen Rechnungswesen. Und sie betrifft nicht nur Konzerne — sie betrifft vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
Wenn du dich fragst, was genau auf dich zukommt, welche Formate gelten und wie du dich jetzt vorbereiten kannst: Dieser Artikel erklärt alles Schritt für Schritt.
Was hat sich geändert? Das Wachstumschancengesetz
Grundlage der neuen Pflichten ist das Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024). Es ändert unter anderem § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und definiert erstmals verbindlich, was eine E-Rechnung in Deutschland ist: ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931.
Das bedeutet: Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch ein eingescanntes Papierdokument nicht. Nur Formate, die dem EN-16931-Standard entsprechen, gelten als konform.
Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat in mehreren Schreiben klargestellt, dass die Übergangsfristen eng getaktet sind — wer sich jetzt nicht vorbereitet, gerät spätestens 2027 unter Druck.
Der Zeitplan: Wann gilt was?
Januar 2025 — Empfangspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das heißt konkret: Wenn dir ein Geschäftspartner eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, musst du diese annehmen. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus — aber deine Buchhaltungssoftware muss die Daten auch lesen können.
Januar 2027 — Versendepflicht für größere Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtet, ihre B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen zu versenden. PDF-Rechnungen sind dann für diese Unternehmen im B2B-Verkehr nicht mehr zulässig.
Januar 2028 — Versendepflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versendepflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzgröße. Spätestens dann muss jedes KMU in der Lage sein, EN-16931-konforme Rechnungen zu erzeugen und zu versenden.
Wichtig: Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ebenso Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Die zwei Formate
In Deutschland sind zwei Formate für E-Rechnungen anerkannt, die beide der EN-16931-Norm entsprechen:
XRechnung
- Reines XML-Format — kein visuelles Dokument, nur strukturierte Daten
- Standard für den öffentlichen Sektor (Bund, Länder, Kommunen) seit 2020
- Übertragung häufig über das Peppol-Netzwerk oder spezielle Rechnungseingangsplattformen
- Ideal für vollautomatisierte Verarbeitung ohne menschliche Prüfung
- Wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt
ZUGFeRD (ab Version 2.0)
- Hybridformat: strukturierte XML-Daten eingebettet in eine PDF/A-3-Datei
- Vorteil: Die Rechnung ist sowohl maschinell lesbar als auch visuell darstellbar
- Besonders beliebt bei KMU, weil der Empfänger die Rechnung auch „normal” als PDF öffnen kann
- Ab Profil EN 16931 (auch „Comfort” oder „XRechnung” genannt) ist ZUGFeRD konform
- Das reine „Basic”-Profil reicht nicht für die gesetzliche E-Rechnungspflicht
Tipp: Für die meisten KMU ist ZUGFeRD der pragmatischere Einstieg, weil es die gewohnte PDF-Ansicht beibehält und gleichzeitig die Pflicht erfüllt.
Technische Anforderungen im Überblick
- EN 16931: Europäische Norm, die Pflichtfelder, Datentypen und Struktur einer E-Rechnung definiert. Dazu gehören: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, USt-IdNr. von Sender und Empfänger, Einzelpositionen mit MwSt-Satz, Gesamtbeträge
- Peppol-Netzwerk: Paneuropäisches Übertragungsnetzwerk für E-Rechnungen. In Deutschland noch nicht verpflichtend, aber zunehmend verbreitet — insbesondere für den Rechnungsaustausch mit dem öffentlichen Sektor und EU-weite Transaktionen
- Steuernummer / USt-IdNr.: Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG
- Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen gemäß GoBD mindestens 10 Jahre in ihrem Originalformat aufbewahrt werden — ein Ausdruck auf Papier genügt nicht
Was solltest du als KMU jetzt tun?
Wir befinden uns im Jahr 2026 — die Empfangspflicht gilt bereits, die Versendepflicht rückt näher. Hier ist, was du jetzt konkret prüfen solltest:
- Rechnungseingang prüfen: Kann deine aktuelle Software XRechnung und ZUGFeRD lesen und die Daten automatisch verbuchen? Wenn nicht, wird es höchste Zeit für ein Update
- Buchhaltungssoftware evaluieren: Dein System muss E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen können — nicht nur PDFs mit einem XML-Anhang, sondern vollständig strukturierte Daten
- Kontenrahmen sicherstellen: Ob SKR03 oder SKR04 — dein System muss die korrekte Kontierung automatisch vornehmen. MwSt-Sätze (19 % Regelsteuersatz, 7 % ermäßigt) müssen positionsgenau erfasst werden
- Steuerdaten pflegen: USt-IdNr., Steuernummer und Kontaktdaten aller Geschäftspartner sollten vollständig und aktuell sein
- ELSTER-Anbindung vorbereiten: Deine Umsatzsteuer-Voranmeldung, zusammenfassende Meldung und Jahreserklärung laufen über ELSTER. Eine nahtlose Datenübergabe aus deiner Buchhaltung spart dir jeden Monat Stunden
- Steuerberater einbinden: Sprich mit deinem Steuerberater über den Umstellungsprozess. Je früher, desto reibungsloser
Wie Odiverse dich dabei unterstützt
Odiverse ist ein KI-gestütztes ERP-System, das speziell für KMU entwickelt wurde. Für deutsche Unternehmen bedeutet das:
E-Rechnungen erzeugen und empfangen
Odiverse generiert Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format — vollständig konform mit EN 16931. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, und das System erzeugt automatisch das korrekte strukturierte Format. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch gelesen, validiert und in deiner Buchhaltung verbucht.
MwSt korrekt berechnet
19 % oder 7 %? Innergemeinschaftliche Lieferung oder Reverse Charge? Odiverse berechnet die Umsatzsteuer automatisch anhand der Transaktionsdaten und ordnet die Buchung dem richtigen Konto zu — ob du SKR03 oder SKR04 nutzt.
Kontenrahmen SKR04 integriert
Odiverse kommt mit einem vollständigen SKR04-Kontenrahmen und ordnet Geschäftsvorfälle automatisch den richtigen Konten zu: Erlöse, Vorsteuer (USt), Verbindlichkeiten, Forderungen — alles an der richtigen Stelle.
ELSTER-kompatible Auswertungen
Umsatzsteuer-Voranmeldung, GuV, Bilanz — Odiverse bereitet deine Steuerdaten so auf, dass die Übermittlung an ELSTER reibungslos funktioniert. KSt (Körperschaftsteuer) und GewSt (Gewerbesteuer) sind ebenfalls abgedeckt.
Odi — dein KI-Assistent
Statt dich durch Menüs zu klicken, sagst du einfach: „Erstell eine Rechnung an Müller GmbH über 5.000 Euro netto.” Odi erledigt den Rest — inklusive korrekter MwSt-Berechnung, Kontierung und E-Rechnungs-Erzeugung. So funktioniert es.
Fazit: Nicht warten, jetzt handeln
Die E-Rechnungspflicht ist kein fernes Zukunftsprojekt — sie ist bereits Realität. Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025, und bis Januar 2028 muss jedes Unternehmen auch versenden können. Wer jetzt handelt, vermeidet Stress, spart Kosten und ist seinen Wettbewerbern einen Schritt voraus.
Die Umstellung muss dabei nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Software läuft sie im Hintergrund — und du kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Geschäft.